AVISO DE PRIVACIDAD GESTIÓN HUMANA

(INCLUYE CANDIDATOS A TRABAJADOR, APRENDICES, TRABAJADORES, FAMILIARES DE LOS TRABADORES)

El presente Aviso de Privacidad (en adelante el “Aviso”) establece los términos y condiciones en virtud de los cuales INTIMAMA (Mónica Fernanda Solano Rico), persona persona natural identificada con la C.C. 1.098.694.536, con domicilio en la carrera 21 36 54 Barrio Centro, Bucaramanga (Santander), realizará el tratamiento de sus datos personales.

1.    OBJETIVO

El tratamiento que realizará INTIMAMA (Mónica Fernanda Solano Rico) con la información personal será el siguiente: la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos para las siguientes finalidades: 

i.    Candidatos a trabajador:

-    Promoción y gestión de empleo: Hace referencia a la promoción que hace la Organización de los puestos de trabajo disponibles, recibe hojas de vida de aspirantes a las vacantes que pueda presentarse dentro de la Organización que se adecue a el perfil personal y profesional del aspirante.
-    Promoción y selección de personal: Hace referencia a la promoción que hace la Organización para llenar sus vacantes, los aspirantes autorizan verificación de sus referencias y entran a formar parte de un proceso de selección. 

ii.    Aprendices

-    Ser aportados como prueba en el curso de procesos judiciales o administrativos o como preparación para ellos antes de su inicio.
-    El cumplimiento de las obligaciones contractuales, comerciales, crediticias, tributarias y legales de la empresa.
-    Entregarlos a las entidades estatales y de control que los requieran como la UGPP, Ministerios, Superintendencias, DIAN, despachos judiciales, entre otras.
-    Revisar y controlar las actividades del aprendiz.
-    Realizar análisis y estudios de los contratos de aprendizaje, así como de la información y datos personales para el mejoramiento continuo de la empresa.
-    Conservar la seguridad de personas, bienes e instalaciones de la empresa.
-    Trasmitir estos datos a terceros con los que se haya firmado un convenio sobre tratamiento de datos para que se encarguen de los fines aquí mencionados.
-    Realizar actividades culturales, recreativas, deportivas y sociales.
-    Realizar programas de capacitación y/o formación.
-    Otorgar permisos.
-    Otorgar certificaciones.
-    Formar parte de campañas de actualización de datos de información de cambios en el tratamiento de datos personales.
-    Envío de comunicaciones.
-    Responder requerimientos de organismos de control.
-    Tratar los datos privados y semiprivados en virtud de la gestión contable, fiscal y administrativa inherente a la organización.
-    Control de horario.
-    Procedimientos relacionados con la gestión de recursos humanos, gestión de nómina, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales.
-    Afiliaciones a Entidades de Salud y Administradoras de Riesgos Laborales.
-    Inclusión en el Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el trabajo.

iii.    Trabajadores 

En vigencia de la relación laboral
-    Actividades asociativas, recreativas, deportivas y sociales.
-    Gestión de actividades culturales: Hace referencia a las actividades de bienestar social que la empresa desarrolla en búsqueda del mejoramiento del ambiente laboral, con el fin de elevar la percepción favorable, la motivación, la productividad y el bienestar del componente humano.
-    Procedimientos administrativos: La información del titular puede ser aportada como prueba en el curso de procesos judiciales o administrativos o como preparación para ellos antes de su inicio, el cumplimiento de las obligaciones contractuales, laborales, crediticias, tributarias y legales de la empresa; trasmitir estos datos a terceros con los que se haya firmado un convenio sobre tratamiento de datos, realizar análisis y estudios de los contratos laborales, llevar estudios demográficos internos; conservar la seguridad de personas, bienes e instalaciones de la empresa; afiliaciones a entidades de salud y  administradoras de riesgos laborales, inclusión en el SG - SST.
-    Registro de entrada y salida de documentos: Controlar toda la documentación e información que recibe y emite.
-    Campañas de actualización de datos de información de cambios en el tratamiento de datos personales: Con el fin de mejorar la calidad de la información, evitar problemas de gestión y mejorar el contacto directo con las personas relacionadas.
-    Envío de comunicaciones: Hace referencia al envió de comunicaciones de interés del trabajador, tales como beneficios que les otorga las cajas de compensación, temas disciplinarios, entre otros.
-    Requerimiento por organismos de control – Datos no sensibles: Ser aportados como prueba en el curso de procesos judiciales o administrativos o como preparación para ellos antes de su inicio, el cumplimiento de las obligaciones contractuales, comerciales, crediticias, tributarias y legales de la empresa, entregarlos a las entidades estatales y de control que los requieran como Ministerios, Superintendencias, DIAN, UGPP, despachos judiciales, entre otras.
-    Atención y  seguimiento de requerimientos de autoridad judicial o administrativa: Hace referencia a las solicitudes y/o requerimientos que entidades de control en virtud de sus funciones y/o competencias, aportar documentos como prueba en el curso de procesos judiciales o administrativos o como preparación para ellos antes de su inicio; el cumplimiento de las obligaciones contractuales, comerciales, crediticias, tributarias y legales de la empresa; entregarlos a las entidades estatales y de control que los requieran como Ministerios, Superintendencias, DIAN, UGPP despachos judiciales, entre otras.
-    Verificación de datos y referencias: Con este procedimiento lo que se pretende hacer es comprobar la veracidad de la información que es proporcionada en cuestionarios de solicitud.
-    Control de horario: Hace referencia al control de entrada y salida de los trabajadores, con el fin de verificar el cumplimiento de los turnos de trabajo.
-    Formación de personal: Hace referencia a los programas de capacitación que idea la Organización para que sus trabajadores incrementen la productividad, se promueva la eficiencia del trabajador, un ambiente de mayor seguridad en el empleo, entre otros.
-    Autorizar a la Organización para que contacte al trabajador a su número de teléfono fijo, celular (voz y video), correo electrónico, WhatsApp y/o cualquier otro sistema de comunicación similar.    
-    Gestión de nómina: Hace referencia a la administración del pago a las personas vinculadas laboralmente con una empresa y para ello autoriza que la empresa consigne a la cuenta de nómina. Adicionalmente administra todas las novedades que afecten las diferentes obligaciones laborales contraídas (nómina, seguridad social y parafiscales). Dicho proceso incluye registro y modificación de las condiciones contractuales entre la empresa y los empleados.  
-    Gestión de personal: Se refiere a el cumplimiento de las obligaciones contractuales, laborales, crediticias, tributarias y legales de la empresa; revisar y controlar las actividades del trabajador; procedimientos disciplinarios; para otorgar permisos y licencias.
-    Prestaciones sociales: Hace referencia al pago de la prima de servicios, cesantías, intereses de las cesantías entre otros.
-    Prevención de riesgos laborales: Hace referencia a la inclusión del trabajador a los programas, capacitaciones y en general las actividades relacionadas con el sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo, MEDEVAC, que busca la prevención de riesgos laborales, tales como accidentes de trabajo, enfermedades laborales entre otras.
-    Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo, informados en la historia laboral y el MEDEVAC.
-    Datos sensibles- Autorizo el tratamiento de datos sensibles incluidos en el Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo y el MEDEVAC.
-    Requerimiento por organismos de control – Datos sensibles. Ser aportados como prueba en el curso de procesos judiciales o administrativos o como preparación para ellos antes de su inicio y el cumplimiento de las obligaciones legales de la empresa, en especial aquellas relacionadas con el Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo y el MEDEVAC.  
 
Finalizada la relación laboral

-    Recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información para dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de sus funciones.
-    Responder Requerimientos de organismos de control – Datos privados y semiprivados en virtud de la gestión contable, fiscal y administrativa inherente a la organización.
-    Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la Sociedad.
-    Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
-    Suministrar la información a terceros con los cuales INTIMAMA (Mónica Fernanda Solano Rico) tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
-    Ser aportada como prueba en el curso de procesos judiciales o administrativos o como preparación para ellos antes de su inicio, el cumplimiento de las obligaciones contractuales, laborales, crediticias, tributarias y legales de la empresa.

iv.    Familiares de los Trabajadores que ostenten la calidad de Beneficiarios:

-    Ser incluidos en el sistema de seguridad social en calidad de beneficiario.
-    Ser incluidos en la caja de compensación familiar.
-    Ser incluido en actividades de bienestar social que incluyan los familiares de los trabajadores que la empresa desarrolla con el fin de elevar la percepción favorable, la motivación, la productividad y el bienestar del componente humano.
-    Autorizar a la Organización para que contacte al trabajador al número de teléfono fijo, celular (voz y video), correo electrónico, WhatsApp y/o cualquier otro sistema de comunicación similar.    

Finalidad del Archivo Inactivo 

-    Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
-    Ser aportada como prueba en el curso de procesos judiciales o administrativos o como preparación para ellos antes de su inicio, el cumplimiento de las obligaciones contractuales, laborales, crediticias, tributarias y legales de la empresa.
-    Entregarlos a las entidades estatales y de control que los requieran como Ministerios, Superintendencias, DIAN, despachos judiciales, entre otras.
-    Suministrar la información a terceros con los cuales INTIMAMA (Mónica Fernanda Solano Rico) tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del contrato.

2.    DERECHO DE LOS TITULARES

Como titular de sus datos personales usted tiene derecho a: 

(i)    Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
(ii)    Conocer los Datos Personales sobre los cuales INTIMAMA (Mónica Fernanda Solano Rico) está realizando el Tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 
(iii)    Solicitar prueba de la autorización otorgada a INTIMAMA (Mónica Fernanda Solano Rico) para el Tratamiento de sus Datos Personales. 
(iv)    Ser informado por INTIMAMA (Mónica Fernanda Solano Rico), previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
(v)    Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. 
(vi)    Solicitar a INTIMAMA (Mónica Fernanda Solano Rico) la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en la Política de Protección de Datos Personales. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y INTIMAMA (Mónica Fernanda Solano Rico), en virtud de la cual fueron recolectados sus datos. 
(vii)    Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

3.    MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y CANALES DE CONTACTO

El Titular puede acceder a nuestra Política de Tratamiento de información y ejercer sus derechos contactándonos a los siguientes canales de atención, correo electrónico intimama.materna@gmail.com o en nuestras instalaciones ubicadas en la carrera 21 36 54 Barrio Centro, Bucaramanga (Santander), en el horario de lunes a viernes de 9:00 a.m. a 11:30 a.m. y de 2:30 p.m. a 4:30 p.m.

 

__________________________________
MONICA FERNANDA SOLANO RICO
C.C. No. 1.098.694.536
INTIMAMA